Подвесные системы ассортимент данной группы архивационных систем, о лидерах и тенденциях развития в этом сегменте товаров для офиса читайте в этом обзоре.

Общая характеристика

Подвесные папки представляют особый вид продукций для хранения документов. Сама папка – это сложенный вдвое лист картона или пластика, кромки которого оснащены продольными планками с крючками по краям. При использовании системы подвесных папок отпадает необходимость в подшивке документов. Материалы просто вкладываются в соответствующие папки и могут быть моментально найдены благодаря специальным маркированным флажкам на папках. Преимущество такого хранения документов состоит в том, что они не «слеживаются», не закрывают один другой, не смешиваются, легко находятся и легко извлекаются, и все это – без ущерба для внешнего вида.

В пределах группы «Подвесные системы» следует выделить две пока довольно самостоятельно развивающиеся группы – боксы/тележки и шкафы. И если пытаться сравнивать степень насыщенности рынка этими подгруппами товаров, то шкафы, пожалуй, «преуспели» более, нежели боксы и тележки. Об этом свидетельствует, например, доля подвесных систем в общем обороте систем хранения документов у поставщиков. В линейке товаров компании Durable доля подставок для подвесных папок в общем обороте систем хранения документов в России составляет 6 %. В ассортименте же компании «Промет» – лидера по производству и дистрибуции шкафов для подвесных папок в России – доля картотечных шкафов в общем объеме группы «Системы архивации и хранения документов», равно как и прибыль от них приближается к 30 %.

Система хранения документов в подвесных папках пришла к нам из Америки. За последние два десятилетия она прижилась и в России. Однако в целом можно отметить, что эта группа товаров является достаточно молодой на отечественном рынке товаров для офиса и ее достоинства оценили пока далеко не все операторы.

Об этом свидетельствует тот факт, что в ассортименте многих компаний, работающих в сегменте В2В, эта продукция или отсутствует, или же представлена минимальным количеством позиций – 2-мя, 3-мя, 4-мя, в лучшем случае – 7-ю, 8-ю. На сегодняшний день весьма ограниченный круг операторов канцелярского рынка предлагает достаточно широкий ассортимент подвесных систем, в связи с чем степень насыщенности рынка сравнительно невелика. Хотя стоит сразу оговориться, что этот сегмент товаров для офиса нельзя рассматривать, а значит, и оценивать как единое целое.

Объемы потребления шкафов для подвесных папок на российском рынке весьма значительны в настоящий момент. Рынок насыщен предложением как зарубежных, так и российских производителей.

Возможно, такая ситуация сложилась потому, что картотечные шкафы на отечественном рынке «заявили о себе» несколько раньше, нежели тележки и боксы. В ассортименте нашей компании они появились весной 1994 года. Изначально они были представлены продукцией ТМ BISLEY от ведущего мирового производителя подвесных систем хранения компании F.C. Brown (Великобритания), а также продукцией ТМ AIKO (Таиланд), а с 2000-го года «Промет» открыла собственное производство. Продвижение подвесных систем хранения является одним из приоритетных направлений деятельности нашей компании, – добавляет он. – В последнее время наблюдается стабильный рост продаж».

Россия очень сильно отстает от развитых европейских стран и США, предпочитая хранение документов в архивных шкафах и на стеллажах. «Хотя наиболее развитые предприятия все больше и больше понимают преимущества подвесных систем и переходят на такой способ хранения документов не только в оперативных отделах, но и в хранилищах», – комментирует он.

В целом же, доля потребления подвесных папок в России пока не сопоставима со спросом на папки-регистраторы и по некоторым оценкам составляет менее 1 %. Однако, поскольку российские компании постепенно перенимают практику использования их в делопроизводстве у западных коллег, конечно, в ближайшем будущем доля подвесных папок будет увеличиваться, хотя и не быстрыми темпами.

Боксы и тележки

Неповторимость боксов как одного из подвидов подвесных систем состоит в том, что они имеют более ограниченную вместимость по сравнению с тележками и шкафами. Это, с одной стороны, уменьшает возможный размер хранимого архива, а с другой стороны, обеспечивает ему высокую мобильность и простоту перемещения по офису. Поэтому основным функциональным назначением боксов является организация краткосрочного хранения документов, к которым приходится часто обращаться на определенных этапах работы.

С точки зрения конструктивных особенностей все боксы можно разделить на 3 группы – подставки каркасного типа, подставки с монолитным корпусом по типу вертикальных лотков и мобильные боксы-портфели, снабженные крышкой, ручкой (или 2-мя ручками) и замком. Последняя группа боксов является пока наименее распространенной на российском рынке.

Если же говорить о боксах каркасного типа и боксах с монолитным корпусом, то более активным спросом, пользуются модели первой группы. Отчасти это можно объяснить их большей вместимостью и меньшей ценой по сравнению с боксами с монолитным корпусом. Возможно причина такой популярности каркасных боксов и в более «воздушной» конструкции: предназначенные для установки на столе такие подвесные системы визуально не «загромождают» рабочее место. Кроме того, возможность «обозревать» папки сбоку тоже в ряде случаев оказывается преимуществом при работе с архивом сидя. Так что можно попытаться предположить, что на сегодняшний день для потребителя наиболее актуальны подставки для подвесных папок, которые должны находиться «под рукой», на столе. Кроме того, нередко подвесные системы каркасного типа являются еще и разборными, что также в ряде случаев оказывается дополнительным их преимуществом. Хотя сборность/разборность конструкции можно считать и «палкой о двух концах» – какими бы крепкими ни были детали, но при слишком частых сборках/разборках и при непредвиденных излишних нагрузках ключевые узлы деталей могут не выдержать и «дать трещину». Так что при выборе разборной модели подвесной системы необходимо предъявлять особенно высокие требования к качеству материалов, из которых изготовлены детали и узлы конструкции.

Анализируя параметры, на которые обращают внимание поставщики боксов для подвесных систем, можно выделить такие характеристики, как материал, из которого изготовлен бокс, цвет, вместимость, наличие/отсутствие в комплекте с боксом подвесных папок, некоторые особенности дизайна и конструкции, обеспечивающие удобство работы с картотекой (например подчеркивается наличие у системы с монолитным корпусом фронтальных выемок, упрощающих чтение маркировки папок, отмечается наличие боковых выступов для удобства переноски, оговаривается возможность установки боксов друг на друга и т. д.).

Боксы с монолитным корпусом для установки на рабочем столе, возможно, не так удобны, зато они значительно выигрывают в тех случаях, когда место хранения картотеки – полка или шкаф, в ряду с другими материалами. Закрытый корпус в этом случае предохранит подвесные папки от повреждений, которые можно случайно нанести картотеке при перемещении или установке на место «соседних» документов. Кроме того, подвесные системы с закрытым корпусом более фундаментальны, могут выдержать большие нагрузки, лучше защитят документы от пыли. Эти преимущества со временем по достоинству оценят пользователи и картотеки с монолитным корпусом будут иметь не меньший спрос.

Если говорить о цвете, то офисный стиль, тем более если речь идет об архивах, особенно консервативен. Несмотря на то что производители сформировали определенную гамму продукции (картотеки прозрачные, дымчатые, синие, черные, красные и т. д.), наибольший интерес у клиента вызывают все же модели серого цвета. Анализ продаж подвесных систем различного цвета показал, что цветовые предпочтения клиентов абсолютно идентичны для всех видов подвесных систем. Наибольшим спросом пользуется серый цвет, считающийся традиционно офисным.

С точки зрения вместимости в настольных подвесных системах, как правило, может быть предусмотрено размещение до 8-ми, 10-ти, 15-ти, 30-ти и 40-ка подвесных папок. Именно «емкость хранилища», является одной из главных характеристик подвесной системы. Спрос на боксы для подвесных систем прямо пропорционален вместимости бокса. Несмотря на более высокую цену и меньшую в ассортименте компании долю боксов, рассчитанных на 40 папок, наибольшим спросом пользуются именно они, – отмечает он. – Затем – боксы на 30 папок и на 25 папок соответственно. А в целом можно выделить три наиболее популярные в ассортименте нашей компании модели: подвесная архив-подставка ATLANTA SMEAD настольная на 40 папок формата А4, подвесная архив-подставка DURABLE настольная на 30 папок формата А4 и подвесной архив-контейнер ATLANTA SMEAD настольный на 15 папок в комплекте с 5-ю разноцветными папками формата А4.

Так же как и боксы для подвесных систем, тележки можно разделить на 3 группы: тележки рамной конструкции, тележки с закрытым корпусом для папок и их разновидность – тележки с закрытым корпусом для папок и с крышкой и замком. Причем последние гораздо более популярны, чем боксы с крышкой и замком, и намного чаще встречаются в ассортименте поставщиков. Наличие замка, позволяющего ограничить доступ к большой картотеке также «роднит» тележки для подвесных систем со шкафами, для которых присутствие замка нередко даже не оговаривается, так как это является одной из постоянных и непременных характеристик изделий.

В целом же, наибольшим спросом пользуются тележки с закрытым корпусом для папок, вторыми по популярности являются тележки рамной конструкции и замыкают список тележки с крышкой и замком.

Тележки для подвесных систем представляют своего рода «промежуточное звено» между картотечными боксами и шкафами. Они мобильны, так же как и боксы, но имеют гораздо большую вместимость, что приближает их к картотечным шкафам. В ассортименте поставщиков можно встретить тележки с вместимостью от 25-ти до 50-ти папок, а максимальный встречающийся объем – до 100 папок. Существенным преимуществом и отличительной чертой некоторых моделей можно назвать наличие дополнительных полок, делающих такие мобильные картотеки многофункциональными. Тележки могут быть снабжены дополнительными полками для хранения документов в обычных папках-регистраторах, архивных папках и т.д. На полки можно устанавливать оргтехнику или другие необходимые офисные принадлежности.

Шкафы

Картотечные шкафы являются наиболее рациональной и удобной формой длительного, стационарного хранения больших картотек. Именно большая вместимость является главной отличительной чертой этого типа подвесных систем.

Производители и поставщики, представляя эту продукцию в каталогах и Интернет, обращают внимание на такие характеристики, как вместимость (количество ящиков у шкафа), допустимая нагрузка на 1 ящик, качество покрытия и качество основных материалов, устойчивость, габариты и размеры, разборность/неразборность, наличие замка и некоторые другие параметры изделий.

С точки зрения вместимости встречаются модели с 2-мя, 3-мя, 4-мя и 5-ю ящиками, предлагаются и изделия с 7-ю ящиками. Есть модели, в которых ящики внутри дополнительно разделены перегородкам, что дает возможность еще более дробно структурировать картотеку. Самыми популярными, по словам Дмитрия Черных («Промет»), являются изделия с 4-мя ящиками. Следующие по популярности – картотеки с 2-мя ящиками, так как размеры позволяют размещать такие шкафы на уровне рабочего стола, на втором месте по частоте спроса стоят модели шкафов с 3-мя, а затем – с 2-мя ящиками. Ящики шкафов могут предусматривать продольное (серия AFC) или поперечное (серия AMF) размещение подвесных папок.

Наряду с вместимостью к существенным характеристикам, можно отнести наличие антиопрокидывающего устройства (которое препятствует открыванию более одного ящика одновременно) и допустимую нагрузку на 1 ящик.

При характеристике качества покрытия поверхности производители и поставщики нередко оперируют такими определениями как «окрашен импортной порошковой краской», «гладкое порошковое покрытие», «стойкое порошковое покрытие» и т. д. Этот параметр отвечает за внешний вид изделия не только в настоящем, но и в будущем – чем качественней покрытие, тем оно устойчивей к царапинам и тем дольше сохранится эстетичный внешний вид изделия. Относительно качества самого изделия следует обратить внимание на такую важную характеристику как выдвигаемость/задвигаемость ящиков, зависящую от качества телескопических направляющих, которые должны обеспечивать полноту, легкость, и безопасность выдвижения ящиков, комфорт работы с картотекой.

Если говорить о качестве изделия и покраски, то об этих характеристиках трудно судить. Есть незаметные снаружи, но влияющие на эксплуатационные качества особенности. О них конечный потребитель чаще всего не знает, поэтому одним из критериев выбора изделия может стать цена. При этом у разных производителей цены на аналогичные модели шкафов могут отличаться на 20–30 %».

Дизайн и цвет (в подавляющем большинстве случаев светло-серый) шкафов разных производителей мало чем отличается, наличие замков – «величина» постоянная, единственно что может отличать разные модели – наличие только центрального замка или же дополнительное оснащение каждого ящика еще и отдельным замком. В ряде случаев, например при размещении в одном шкафу нескольких небольших картотек с разной степенью доступа, оснащенность ящиков отельными замками может оказаться одной из существенных характеристик.

Такая характеристика как «разборность/неразборность», является чисто конструктивной и на спросе не сказывается. Тем не менее стоит отметить, что в ассортименте компании «Промет» всего 10 % моделей являются неразборными, а остальные 90 % – разборные. Плюс разборных изделий в том, что при транспортировке они занимают значительно меньше места, чем модели неразборные. Однако разборные в идеале предполагают предоставление дополнительного сервиса клиенту – не только доставку, но и сборку, и это очень важно для корпоративного клиента. С третьей стороны, неразборная (или собранная на складе разборная) конструкция при перевозке имеет больше шансов получить повреждения – царапины, вмятины и т.д. Так что соотношение шкафов в ассортименте компании «Промет» 10 % неразборных и 90 % разборных, пожалуй, оправдывает себя.

Наименее важная для этой группы товаров характеристика – вес. Шкафы изготовлены из металла толщиной 0,8–1,0 мм и имеют вес от 40 до 70 кг. Клиенты не сильно обращают внимание на их вес. Гораздо пристальнее эта характеристика рассматривается при покупке других изделий из металла, например сейфов.